Elektronische Rechnung – Entgegennahme durch öffentliche Auftraggeber, Bestimmungen des Bundes

Allgemeine Informationen

Wenn Ihr Unternehmen Dienstleistungen für öffentliche Auftraggeber des Bundes erbringt, können Sie für die Rechnungstellung die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) nutzen.

Über die ZRE können Sie elektronische Rechnungen an die oberste Bundesverwaltung und an Verfassungsorgane senden. Die Rechnungen werden von der ZRE automatisiert auf formelle Richtigkeit geprüft.

Anschließend werden sie den öffentlichen Adressaten über die Leitweg-ID bereitgestellt. Die Leitweg-ID wird dem Rechnungsteller durch den Rechnungsempfänger bekanntgegeben und muss in der Rechnung angegeben werden.

Folgende Übertragungskanäle der ZRE können Sie für die Rechnungsstellung wählen:

Weberfassung
Upload
E-Mail

Später ist die Rechnungsstellung über zwei weitere Übertragungskanäle möglich:

De-Mail
PEPPOL

Die ZRE können Sie nutzen für Rechnungen an oberste Bundesbehörden und Verfassungsorgane.

Ab dem 27.11.2019 können Sie die ZRE auch für Rechnungen an subzentrale öffentliche Auftraggeber nutzen:

Nachgeordnete Behörden des Geschäftsbereichs,
Mittelbare Bundesverwaltung,
Zuwendungsempfänger.

Darüber hinaus können Sie den Status Ihrer elektronischen Rechnung über den Webzugang der ZRE nachverfolgen.

Bitte beachten Sie, dass Sie elektronische Rechnungen zehn Jahre lang digital und revisionssicher archivieren müssen.

Für die ZRE wird der Standard XRechnung verwendet. Ihre Rechnungen müssen maschinenlesbar abgebildet und eindeutig beschrieben sein. Die Anforderungen dazu sind dem Standard XRechnung in der jeweils aktuellsten Version zu entnehmen. Ein einfaches PDF reicht also nicht.

Hinweis:

Ab 27.11.2020 müssen alle Lieferanten und Dienstleister der öffentlichen Verwaltung ihre Rechnungen elektronisch stellen. Davon ausgenommen sind:

Direktaufträge mit einem voraussichtlichen Nettoauftragswert von maximal 1.000 Euro
Organleihen
Auslandsbeschaffungen sowie
verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Aufträge, die der Geheimhaltung unterliegen.

Rechtsgrundlagen

Erforderliche Unterlagen

Rechnungsbegründende Anlagen können als Anlage der Rechnung beigefügt werden.

Voraussetzungen

die Rechnung muss gemäß den Anforderungen des Standards XRechnung in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht (einfache PDF-Dokumente oder bloße Bilddateien genügen nicht)
die Rechnung muss die Pflichtangaben nach § 5 E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) beinhalten
Rechnungssender müssen sich für die Rechnungsstellung über die ZRE bei der ZRE registrieren

Kosten

Keine

Hinweis: Wenn Sie einen Dienstleister zur Übermittlung von Rechnungen wählen, können Kosten durch diesen Dienstleister anfallen.

Verfahrensablauf

Ihre Rechnungen im Standard XRechnung können Sie per E-Mail senden, direkt hochladen oder per Weberfassung der ZRE manuell erstellen. In jedem Fall müssen Sie sich vorher bei der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) registrieren.

Bei der Registrierung müssen Sie hinterlegen:

Vor- und Nachname
Benutzername
Kennwort
Kontakt E-Mail-Adresse

Wenn Sie Ihre Rechnungen über die ZRE übermitteln möchten:

Rufen Sie den Link xrechnung.bund.de auf
Registrieren Sie sich an der ZRE
Melden Sie sich bei der ZRE an
Wählen Sie über die Benutzerverwaltung der ZRE einen für Sie optimalen Übertragungskanal aus
Ihre Rechnung wird durch die ZRE automatisch auf formelle Richtigkeit überprüft
Anschließend wird die geprüfte elektronische Rechnung Ihrem Rechnungsempfänger bereitgestellt
Ihre Rechnung gilt als beim Rechnungsempfänger zugestellt, wenn sie bei der ZRE eingegangen ist

Folgende Format sind für rechnungsbegründende Anlagen zulässig:

PDF-Dokumente
Bilder (PNG, JPG)
Textdateien (CSV)
Excel-Tabellendokumente (XLSX)
OpenDocument-Tabellendokumente (ODS)

Wenn Sie Ihre Rechnung manuell über die ZRE erstellen, dürfen maximal 200 rechnungsbegründende Anlagen, die insgesamt 15 MB nicht überschreiten, an Ihre Rechnung angehängt werden.

Wenn Sie für die Rechnungsstellung nicht den Übertragungskanal „Weberfassung“ wählen, müssen Sie bei den anderen Übertragungskanälen Folgendes beachten:

Geben Sie die Pflichtangaben nach § 5 der E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) an
Beachten Sie die Anforderungen an eine elektronische Rechnung nach dem Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung

Beachten Sie, dass Ihre elektronische Rechnung inklusive der Anhänge maximal 15 MB groß sein darf und die Anzahl Ihrer Anhänge auf 200 beschränkt ist.

Hinweis: Bei der Rechnungstellung müssen Sie die sogenannte Leitweg-ID angeben. Dieser 20-stellige, sprechende Schlüssel dient dazu, den Rechnungsempfänger eindeutig zu adressieren. Die Leitweg-ID wird Ihnen durch Ihren öffentlichen Auftraggeber mitgeteilt.

Bearbeitungsdauer

keine

Fristen

keine

Hinweis: Bitte beachten Sie die mit Ihrem Auftraggeber vereinbarten Rechnungsfristen.

Formulare

Formulare: keine
Onlineverfahren möglich: ja
Schriftform erforderlich: ja
Persönliches Erscheinen nötig: nein

Weiterführende Informationen

Hinweise

XRechnung ist ein Standard zur elektronischen Rechnungstellung bei öffentlichen Aufträgen und wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) herausgegeben.

XRechnung ist eine Konkretisierung ("Core Invoice Usage Specification" beziehungsweise "CIUS") der europäischen Norm für elektronische Rechnungstellung und steht nicht in Konkurrenz zur europäischen Norm.

Zuständige Stelle

Bundesministerium der Finanzen (BMF)

Wilhelmstraße 97
10117 Berlin
Postanschrift: 11016 Berlin

Telefon.: 030 18682-0
Fax: 030 18682-3260

E-Mail: Poststelle@bmf.bund.de

Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI)

Alt-Moabit 140
10557 Berlin

Telefon: 030 / 18 681-0
Fax: 030 / 18 681-12926
E-Mail: poststelle@bmi.bund.de

Ansprechpunkt

Support-Hotline des Bürgerservices des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat zum Thema „Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes“ (ZRE):

Telefon (Berlin): 030 18681-10101

Telefon (Bonn): 0228 99681-10101

Bürgerservice des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat:

Tel.: 0228 99681-0 oder 030 18681-0

Servicezeiten:

Montag bis Freitag: 8:00 bis 16:00 Uhr

Fachlich freigegeben durch

Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat

Fachlich freigegeben am

28.01.2020

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