Elektronische Rechnung – Entgegennahme durch öffentliche Auftraggeber, Bestimmungen des Bundes

Allgemeine Informationen

Wenn Ihr Unternehmen Dienstleistungen für öffentliche Auftraggeber erbringt, können Sie Ihre Rechnungen elektronisch über die ERechnungseingangsplattformen stellen. Das betrifft Rechnungen an folgende Stellen:

• alle Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung
• Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung
• Zuwendungsempfänger (Stellen außerhalb der Bundesverwaltung, die Leistungen des Bundes empfangen, zum Beispiel einige Museen) und
• kooperierende Bundesländer: Thüringen (Stand Dezember 2019)

Folgende Übertragungskanäle können Sie für das Einreichen der elektronischen Rechnung nutzen:

• Weberfassung,
• Upload,
• EMail und
• PEPPOL (derzeit noch nicht auf jeder Plattform verfügbar).

Ihre Rechnungen werden automatisiert auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Anschließend werden sie den öffentlichen Adressaten anhand der LeitwegID bereitgestellt. Die LeitwegID bekommen Sie von Ihrem Auftraggeber, sie muss in der elektronischen Rechnung angegeben werden.

Sie können den Status Ihrer elektronischen Rechnung jederzeit über Ihr Zugangskonto einsehen. Damit Sie Ihre Rechnungen elektronisch einreichen können, müssen diese bestimmte Anforderungen erfüllen. Sie müssen

• maschinenlesbar sein und
• in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen (PDF oder Bilddatei reicht nicht).

Ab dem 27.11.2020 sind Sie verpflichtet, Ihre Rechnungen elektronisch zu stellen, wenn Sie Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung auf Bundesebene erbringen. Davon ausgenommen sind nur Rechnungen, die 

• nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von EUR 1.000 netto gestellt werden,
• geheimhaltungsbedürfte Rechnungsdaten, Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes oder sonstige Beschaffungen im Ausland oder
• in Verfahren der Organleihe i.S.v, § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.

Bitte beachten Sie, dass Sie als Rechnungssteller elektronische Rechnungen zehn Jahre lang digital und revisionssicher archivieren müssen.

Die Pflicht ERechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten, tritt für Bundesländer spätestens am 18.04.2020 (gegebenenfalls vorher entsprechend der jeweiligen ERechnungsverordnung auf Landesebene) in Kraft.

Bitte beachten Sie:
Ab dem 1.8.2020 erreichen Sie die Support-Hotline der Zentralen Rechnungseingangsplattform (ZRE) unter der Rufnummer 030 25984436.

Rechtsgrundlagen

Erforderliche Unterlagen

• rechnungsbegründende Anlagen können als Anlage in die Rechnung eingebettet werden

Voraussetzungen

• Sie erbringen Dienstleistungen für
  • Einrichtungen der Bundesverwaltung,
  • Zuwendungsempfänger oder
  • kooperierende Bundesländer
• Die elektronische Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format (XML) vorliegen, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht; PDF Dokument oder Bilddatei genügen nicht).
• Die Rechnung muss folgende Anforderungen erfüllen:
  • CENNorm "Elektronische Rechnungsstellung"
  • Anforderungen der E-Rechnungsverordnung des Bundes und
  • Anforderungen der jeweiligen Nutzungsbedingungen der verwendeten Rechnungseingangsplattform
• Rechnungssender müssen sich für die Rechnungsstellung bei der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform registrieren.

Kosten

Keine

Hinweis: Wenn Sie einen Dienstleister zur Übermittlung von Rechnungen wählen, können Kosten durch diesen Dienstleister anfallen.

Verfahrensablauf

Ihre Rechnungen können Sie per E-Mail senden, direkt hochladen, per Weberfassung manuell erstellen oder künftig mittels PEPPOL versenden. Das PEPPOL eDelivery Network ist ein europäische Transportnetzwerk für den Austausch von Doku-menten mit der öffentlichen Verwaltung. In jedem Fall müssen Sie sich vorher bei der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform registrieren.

• Für Rechnungen an Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung: Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE)
• Für Rechnungen an Behörden der mittelbaren Bundesverwaltung und kooperierender Bundesländer: Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE)

Bei der Registrierung müssen Sie folgende Daten hinterlegen:

• Vor- und Nachname
• Kennwort
• E-Mail-Adresse

Wenn Sie Ihre Rechnungen über die E-Rechnungseingangsplattformen übermitteln möchten:

• Rufen Sie den Link der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform auf.
• Registrieren Sie sich und melden Sie sich an.
• Wählen Sie über die Benutzerverwaltung einen für Sie optimalen Übertragungskanal für Ihre E-Rechnungen aus.
• Ihre Rechnung wird durch die jeweilige E-Rechnungseingangsplattform automatisch auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft.
• Anschließend wird Ihre geprüfte elektronische Rechnung dem Rechnungsempfänger bereitgestellt.
• Geben Sie stets die Leitweg-ID an, die Sie von Ihrem Auftrag-geber bekommen haben.
• Ihre Rechnung gilt als dem Rechnungsempfänger zugestellt, wenn sie bei der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform eingegangen ist.

Folgende Formate sind für rechnungsbegründende Anlagen zulässig: 

• PDF-Dokumente
• Bilder (PNG, JPG)
• Textdateien (CSV)
• Excel-Tabellendokumente (XLSX)
• OpenDocument-Tabellendokumente (ODS)

Wenn Sie Ihre Rechnung manuell über die E-Rechnungseingangsplattformen erstellen, dürfen Sie maximal 200 rechnungsbegründende Anlagen (insgesamt maximal 15 MB) anhängen.

Bearbeitungsdauer

• Entgegennahme, formale Prüfung und Bereitstellung einer elektronischen Rechnung für die adressierte Behörde: in der Regel wenige Sekunden.
• Bearbeitung und fachliche Prüfung: abhängig vom Rechnungsempfänger

Fristen

Es gelten die mit Ihrem Auftraggeber vereinbarten Rechnungsfristen.

Formulare

Formulare: keine

Onlineverfahren möglich: ja

Schriftform erforderlich: ja

Persönliches Erscheinen nötig: nein

Weiterführende Informationen

Hinweise

Ein Standard für die elektronische Rechnungsstellung ist der Stan-dard XRechnung. Der Standard wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) herausgegeben. XRechnung ist eine Kon-kretisierung ("Core Invoice Usage Specification" bzw. "CIUS") der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und steht nicht in Konkurrenz zur europäischen Norm.

Fachlich freigegeben durch

Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat

Fachlich freigegeben am

10.01.2020

Teaser

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können Sie vollständig elektronisch über die E-Rechnungseingangsplattformen des Bundes und einiger Länder übermitteln.